Die 5S-Methode dient der Organisations- und Arbeitsplatzgestaltung. Mit Hilfe einer systematischen Vorgehensweise werden Arbeitsbereiche organisiert, effizienter gestaltet und die Arbeitsumgebung verbessert.

Ziel ist es, mittels Ordnung und Sauberkeit im Arbeitsbereich Verschwendung zu reduzieren, effizientes Arbeiten zu ermöglichen und damit einhergehend die Produktivität und Qualität zu steigert.

Die 5S-Methode besteht aus fünf aufeinander folgenden Phasen, welche jeweils nach einem japanischen Begriff benannt sind. Die fünf Phasen setzen sich wie folgt zusammen:

Phase 1     Seiri – Selektieren

Die erste Phase befasst sich mit dem Selektieren aller nichtbenötigten Dinge, sprich dem „Ausmisten“ des Arbeitsplatzes. Unter der Fragestellung „Was benötigte ich für meine Arbeit, was kann weg?“ werden alle Gegenstände, Hilfsmittel, Maschinen aber auch Dokumente, Daten und Informationen am Arbeitsplatz und im direkten Arbeitsumfeld bewertet.

Denn: ein Arbeitsplatz ist zum Arbeiten da, nicht zum Lagern.

Phase 2     Seiton – Sortieren und Systematisieren

In der zweiten Phase werden die verbleibenden Gegenstände bzgl. ihrer Menge hin bewertet und auf das notwendige Minimum reduziert. Anschließend gilt es, die Gegenstände so anzuordnen und zu platzieren, dass sie leicht zugänglich sind und ein effizientes Arbeiten ermöglicht wird.

Phase 3     Seiso – Säubern

Diese Phase beinhaltet das (regelmäßige) Reinigen von Arbeitsplatz und Arbeitsplatzumgebung, um Ordnung, Sauberkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Neben einem sauberen Arbeitsumfeld werden mit der Reinigung potentielle Gefahrenquellen, aber auch Defekte offengelegt.

Phase 4     Seiketsu – Standardisieren

Der in den ersten drei Phasen gestaltete Arbeitsbereich wird nun in einem Standard festgeschrieben. Er beschreibt den neuen Soll-Zustand des

Arbeitsbereichs.

Phase 5     Shitsuke – Selbstdisziplin

In der letzten Phase wird das Einhalten der definierten Standards mittels Audits sichergestellt. Die Audits dienen dazu, die Standards zur Gewohnheit werden zu lassen und somit bei den Mitarbeitern zu verankern.

Mit Hilfe der 5-W-Methode werden in der Problemanalyse die Ursachen für eine Problemstellung identifiziert.

Das „W“ steht für das englische „why“, also unserem „warum“. Es handelt sich um eine Fragetechnik, bei der im Idealfall fünfmal in Folge die Frage „Warum ist das Problem aufgetreten?“ gestellt und beantwortet wird.

Dies ist vergleichbar mit der Fragestellung von Kindern, welche mehrmals nacheinander „Warum ist das so?“ oder nur „Warum?“ fragen. Die Kinder möchten die eigentliche Ursache in Erfahrung bringen und lernen so Zusammenhänge kennen.

In der Realität werden nicht immer fünf Fragen gestellt, es können mehr oder weniger sein. Es symbolisiert vielmehr die Vorgehensweise dieser Methode. Jede genannte Ursache soll dahingehend überprüft werden, ob es sich tatsächlich um die eigentliche Ursache oder doch eher ein Symptom handelt und der wahre Grund tiefer verborgen ist.

Erst wenn kein weiterer Grund mehr genannt werden kann, hat man die wahre Ursache für das Problem gefunden.

Für diese Ursache gilt es entsprechende Maßnahmen zu definieren und umzusetzen.

Das Brainstorming wurde ursprünglich zur Ideenfindung entwickelt, lässt sich aber auch super in der Problemanalyse anwenden.

Schritt 1:

Definition von Team und Moderator

Schritt 2

Vorstellung des Problems und klären von Verständnisfragen

Schritt 3

alle Teammitglieder nennen nun mögliche Ursachen, die die Problemstellung verursacht haben könnten. Alle Vorschläge sind erlaubt, es gibt keine Tabus und keine Einschränkungen. Der Moderator notiert jeden Vorschlag auf einer Karte.

Schritt 4

die notierten Ursachen werden nach ihrer Ähnlichkeit hin sortiert und kategorisiert.

Schritt 5

Bewerten der Ursachen bzgl. ihrer Auftretungswahrscheinlichkeit. Ursachen mit einer niedrigen Auftretungswahrscheinlichkeit treten in den Hintergrund, die mit hoher Auftretungswahrscheinlichkeit in den Vordergrund.

Schritt 6

Für die Hauptursachen werden nun Abstellmaßnahmen definiert und umgesetzt.

Fehlersammelkarten dienen dazu, attributive Daten (ein Kriterium wird erfüllt oder nichterfüllt) zu erfassen.

Voraussetzung für das Erstellen einer Fehlersammelkarte ist, dass die Fehlerarten im Vorfeld bekannt sind, sonst werden später zu viele Fehler unter der Rubrik „sonstiges“ erfasst und eine Auswertung der Daten ist nicht aussagekräftig.

Des Weiteren muss die Anzahl an Fehlerkategorien ausreichend sein, um ein eindeutiges Zuordnen der Fehler zu ermöglichen (Fehlerraster nicht zu grob), gleichzeitig ist deren Anzahl auf ein sinnvolles Maß zu begrenzen (Fehlerraster nicht zu fein).

Ist die Fehlersammelkarte erstellt, werden über einen definierten Zeitraum alle Fehler notiert und anschließend aufsummiert. In der Auswertung sind Tendenzen ersichtlich, die in die spätere Problemanalyse mit einfließen.

Genchi Genbutsu kommt aus dem Japanischen und heißt so viel wie „aktueller Platz“ oder „aktuelle Sache“. Allgemeiner gesprochen lässt es sich mit „gehe hin und siehe selbst“ gleichsetzen.

Um eine Situation vollständig erfassen zu können, reicht es nicht aus, sich am Schreibtisch mit Daten, Zahlen sowie Aussagen und Schilderungen zu befassen. Diese können unvollständig oder gar fehlerhaft sein oder eine persönliche Meinung statt einer objektiven Bewertung der Situation darstellen.

Ein umfassendes Verständnis erlangt man, wenn man sich (s)ein persönliches Bild macht. Hierzu begibt man sich an den „Ort des Geschehens“ und beobachtet das Geschehen eingehend. Das eigene Verständnis für den vorherrschenden Ablauf wird gestärkt, durch Gespräche mit Mitarbeitern und gezielter Fragestellung bestätigen sich Daten und Informationen, neue Aspekte kommen hinzu. So erhält man ein Gesamtbild der Situation.

Die Ishikawa-Analyse findet im Problemlösungsprozess Anwendung. Mit ihrer Hilfe werden mögliche Ursachen für eine Problemstellung identifiziert. Hierzu wird der Einfluss bestimmter Faktoren auf die Entstehung eines Problems untersucht.

Zu den Einflussfaktoren zählen:

• Mensch (Qualifikation, Rolle, Hierarchien, Zusammenarbeit, Kommunikation)
• Maschine (Arbeitsmittel, Werkzeug, Anlage; Bauart, Leistung, Wartungszustand)
• Material (Spezifikation, Zustand)
• Methode (Vorgehensweise, Arbeitsanweisungen, (Geschäfts-)Prozesse)
• Mitwelt (Arbeitsklima, Arbeitsvereinbarungen, Arbeitsumwelt, Kunde, Gesetze)

Je nach Problemstellungen können die Einflussfaktoren angepasst oder ergänzt werden, beispielsweise um die Faktoren Management (Entscheidung, Ziele, Strategie) oder Geld (Vermögen, Verbindlichkeiten, Investitionen).

Alle denkbaren Ursachen, die zur Entstehung des Problems beitragen könnten, werden diesen Einflussfaktoren zugeordnet und im Ishikawa-Diagramm visualisiert. Anschließend werden sie auf ihre Wahrscheinlichkeit hin bewertet. Ursachen mit hoher Auftretungswahrscheinlichkeit treten in den Vordergrund, Ursachen mit niedriger Auftretungswahrscheinlichkeit werden hintenangestellt. Für die Hauptursachen werden entsprechende Maßnahmen definiert.

Da im Ishikawa-Diagramm mögliche Ursachen und ihre Wirkungen dargestellt werden, ist das Diagramm daher auch unter dem Begriff Ursache-Wirkungsdiagramm bekannt. Auch der Begriff „Fischgräten-Diagramm“ ist geläufig, da das Aufbau des Ishikawa-Diagramms an eine Fischgräte erinnert.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass rund 20% der Ursachen für etwa 80% des Ergebnisses bzw. dessen Wirkung verantwortlich ist.

Überträgt man dies auf das Lösen von Problemen, bedeutet dies, dass rund 80% des Problems von lediglich 20% der Fehler bzw. der Einflussfaktoren hervorgerufen wird.

Oder im Umkehrschluss: wenn 20% der Fehler beseitigt werden, reduziert sich das Problem um ganze 80%!

Doch welches sind diese entscheidenden 20% der Fehler?

Hierzu werden die Fehlerarten bzw. Einflussfaktoren nach ihrem Auftreten bzw. nach ihrer Bedeutung absteigend in einem Balkendiagramm dargestellt. Auf einen Blick ist nun ersichtlich, welcher Einflussfaktor bzw. welche Fehlerart den größten Anteil zur Problemstellung beiträgt und daher als erstes behoben werden muss. So werden mit relativ wenig Aufwand schnell sichtbare Erfolge erzielt. Soll das Problem jedoch vollständig löst werden, müssen natürlich auch die restlichen 80% der Fehlerarten bzw. Einflussfaktoren eliminiert werden.

Mittels W-Fragen lässt sich eine Problemstellung detailliert erfassen.

Zu den W-Fragen gehören was, wo, wie, wer, wann, wie oft, wem und warum. Werden diese Fragen beantwortet, erhält man ein umfassendes Bild der Problemstellung.

Es dient als Grundlage für die sich anschließende Problemanalyse.